凡事并不是越大就越好,也并不是每一次的科技创新都是最好的。在选择数据中心供应商和服务商时,也只有在设备安装后或合同执行后才知道是不是一次正确的选择。如果当问题出现时,才意识到选择了一家不满意的数据中心服务商。

下面的这五个步骤能够尽量减少这种情况的发生:

一、货比三家:制定流程框架

结构化流程可以帮你货比三家。技术集成商Forsythe Technology的数据中心工程高级顾问Tim Flynn指出,给六个不同的供应商提交需求方案说明书(RFP),不可能得到六个完全不同的方案。方案之间的差异并不大,所以用户难以进行比较,但是这些细小的差别往往又至关重要。

Flynn说:"电力成本占数据中心运营费用的大头,但是大多数客户在选择供应商时并没有考虑这一点。电力问题往往在缩小供应商选择范围之后才会进行讨论。"他建议在审查过程早期就考虑电力问题以及服务水平协议(SLA)。

"用户需要了解契约语言。"Flynn说,如果有必要在谈判之前查看合同,签署不公开协议,或者由供应商签署一个合同。

二、定义需求

用户在准备提案请求时,首先要有明确的目标,清楚企业需要什么样的解决方案。例如,根据最理想的结果来把握需求而不是基于已有的需求方案说明书(RFP)。不要让现阶段可实现的技术能力来限制你的目标。相反,要专注于预期的结果。解决方案提供商可能拥有用户未知的技术手段。

关注结果而不是现有条件能使用户和其潜在的供应商能够以目标为导向,而不是以技术为导向。这样的话,用户可以将自己希望达到的效果变成供应商需要解决的问题,从而占据主动地位。

在指定技术解决方案时,System Innovations&LBPI公司总裁兼创始人Laura Brown建议,企业不仅仅是有概述功能、服务水平和可扩展性。"用户还必须提醒供应商满足与其他系统集成的要求。指定例如系统是否可以与现有系统无缝衔接,或者是否可以接受专有系统。"

"数据捕获工具可能会以特定格式存储传入的文档,但是用户的文档管理系统可以读取和处理这些格式吗?"Brown觉得:"这些都是每个数据管理中心需要考虑的问题。"因此,在定义需求时,解决方案必须与格式相匹配。

三、制定RFP / RFI

一旦用户确定了自己的期望和目标,要将其转化为书面申请请求(RFP)或每个被考虑的供应商意见书((RFI)。 RFP / RFI应包括其业务目标的概述,以及现有技术环境,技术标准,预期服务水平和其他相关详细信息的部分。

将组织的架构标准纳入书面申请请求(RFP),而不仅仅是用户的内部书面申请请求(RFP)文档。正如Brown所说:"为供应商提供捕获集成要求的图形化模型(如业务流程或数据流程图),以及描述解决方案必须涵盖的数据和流程要求的模型是很有价值的。供应商需要了解用户完整的要求。

RFP / RFI还应详细说明如何做到及时响应,该过程应对所有各方进行结构化和预测,并应包括预期公布日期。

Brown说,"RFP还应包含与审计流程相关的内部控制,以确保其符合审计要求。一些审计控制是为投标人创造平等获取信息的环境。例如,应该明确指出RFP开标的时间段。此外,用户接受并回答有关RFP的问题应该有一个时间段。问题答案在汇编之后提供给所有投标人。"

在书面申请请求(RFP)文档中,提案收据和邮戳日期如果有问题,必须明确说明所有截止日期。允许一些企业偏离这些期限,这为投标结果提供了依据。

适用于书面申请请求(RFP)的内部控制包括:

- 确保主要采购的正式投标程序

- 识别和限制出价和RFP的授权签名者

- 记录公认的采购流程

- 建立正式的订单申请流程(所以不只是任何人都可以下单)

- 开发一个开放采购订单系统来跟踪尚未收到的物品。

企业应将其书面申请请求(RFP)与这些控制相关联,以确保其符合相关审计要求。如果这些控制措施还没有到位,那么"重要的是要把它们纳入过程本身。"Brown强调说。

请注意,书面申请请求(RFP)要求因行业和政府和私营组织之间而不同。"公共机构(政府)在遵守公平准入和平等待遇,以及妥善管理公共资金方面又有了一个遵守的层次。"Brown说。

私营企业的规定不如政府严格,但是Brown建议至少遵守适用于公众关注的规定。企业不希望员工在没有尽职调查和控制的情况下大量购买产品。"例如,企业不应该因为别人也这样做,也购买特定的系统,需要确保与其他任何一个投标人一样都得到严格的审查。"

四、评估结果

一旦书面申请请求(RFP)结束,开放和审查投标书,并发布正式的调查结果报告。有些投标可能不符合标准,被搁置在一边或立即被拒绝。不过,其他人值得进一步评估。

"审查的程度和严格程度取决于企业标准和合同规模。显然,与较小的合约相比,金额较大的合约需要更严格的审查。"Brown指出。

System Innovations&LBPI公司EMEA全球企业与服务总监Tom Homer表示:"对于澳大利亚的Telstra公司,我们希望看到供应商在这个过程中更加的透明。我们喜欢信任他人,使复杂变得简单,并在决策中表现出勇气。"

Homer说,"供应商的审查过程是至关重要的,它必须在实现目标的前提下,而不会拖延项目。"因此,Telstra公司希望看到更多的成功案例,并提供具体的SLA、技术、监管、安全和合规性问题的认证。

Brown表示,在评估每个供应商的优势,劣势,机遇和威胁时,需要制定价值与风险的评分,其评分有助于评估新公司或小公司的价值和风险,以及管理经验和其他可以决定成败的因素。

例如,一个年轻的或具有颠覆性技术的公司似乎有风险,除非其管理人员经验丰富。那么它实际上可能有比竞争对手推出的尝试和真正的技术更好的选择。

客户和供应商之间最大的问题之一是客户关心。在签订合同之前,"了解他们会如何照顾你,以及响应速度。" Flynn强调。"当问题出现时,供应商员工是否有支持人员,还是由第三方管理?一些特殊行业可能需要确定访问其数据中心的人员是国内公民还是外国人。"

还要注意不要被"好处"诱惑。例如,布朗说:"当心小供应商提供非常低的服务报价。他们可能缺乏良好的估算技能,一旦他们涉及用户的业务,可能会无法交付。"

此外,Homer警告要警惕那些没有技术支持能力,言辞夸张的公司,以及使用高压手段的公司。

Telstra公司通过自己的风险投资集团和软件集团了解新公司和创新技术。因此,Telstra公司熟悉技术、企业和管理团队的所有细节,然后再考虑用于自己业务上。

一般来说,当选择新厂商或新技术时,开始进行小规模合作是明智之举,这样可以了解如何适应自己的运营情况,因此"从测试或小型非关键计算环境开始",Flynn说。对于云计算提供商来说,就像创新的交换机或服务器一样。 "从小开始,从经验中学习",然后逐渐扩大到更关键的应用程序。

Forsythe公司表示,用户需要对其供应商进行事先了解。Flynn说。对于那些低功率密度或中功率密度计算环境的数据中心也应该注意不要过度建设。例如,为低功率密度环境安装高密度机柜会增加成本,并且不会立即受益。因此,他说:"了解所设计的功率密度很重要。"

Forsythe 技术公司数据中心战略管理顾问Mic Giess也表示,"数据中心正即使在云端,其应用程序,信息和数据中心的层次也应该是一致的".在业务中获胜的很大一部分就是简单的表现出来。在信息技术方面,潜在的供应商必须愿意在短期评估的时候出现,并进行更好的演示,会见潜在客户或其代表并带领他们参观数据中心设施。"Flynn说。

正如Forsythe公司数据中心开发副总裁Steve Harris所说,"我们已经开始与没有出现的供应商会面。这使供应商参观数据中心设施或想与他们做生意变得困难。因此,有些客户淘汰了一些非常适合的供应商,因为他们似乎并不在意。"

Harris说,"客户满意度从售前流程开始。这将为用户获得什么样的服务而设定基调。在对潜在的供应商审查时,请仔细查看他们的建议。特别关注服务水平协议(SLA)和其客户支持历史,以及其解决方案和管理经验。"

正如Giess指出的那样,"在签署合同之前了解服务水平协议(SLA),并且了解违反服务水平协议(SLA)的后果和补救措施".他说,有些补救办法可能会在违反服务水平协议(SLA)的情况下无法得到退款。因此,他说,"不要忽视服务水平协议(SLA)的真正影响".

还要考虑未来。Flynn说数据中心托管服务平均合同期为三年。"但是,客户不想每三年搬迁一次".因此,即使在初始合同到期之后,供应商需要提供超越即时需求的能力,确保能够继续支持您的需求。

在评估解决方案时,互操作性是一个关键考虑因素。例如,用户需要知道系统是否可以进行本机通信,如果是,它们是否对用户透明,或者需要进一步投入时间和资金来安装它们并确保它们工作?

五、编写正式的评估报告

对于顶级竞争者来说,Brown建议编写书面报告。每份报告应包括价格; RFP与供应商提供的内容之间的差异;优势,劣势,与本公司相关的机遇和威胁,以及这种方法;公司的交货历史;地理覆盖;声誉;以及任何其他相关因素。Brown说:"报告还应包括对实际选择的建议,选择的理由,行动计划和后续步骤。"

例如,行动计划可能是接受投标,或者可能概述所需调整的设备或过程。或者,Brown阐述:"行动计划可能包括使用来自供应商,采购组织和其他资源提供商的资源的谈判项目计划。"

其最终报告还应包括类似项目的结果。这些案例研究应该详细说明实际的实现,以及解决方案如何满足这些具体情况的要求。

Harris强调,在书面申请请求(RFP)发布之后,RFP过程不会停止。相反,应该进行频繁的沟通,以确保回应者有他们需要的信息来呈现详细准确的提案。他说,数据中心取决于潜在供应商的诚实,"诚实成为流程的一部分",回答问题并确保每个潜在的供应商都有相同的准确信息。

结论

选择正确的供应商和正确的技术早在实际的审核过程之前就已经开始了。用户需要花费时间来明确知道自己想要什么,并尽可能明确地将这些信息传达给潜在的供应商,可以加快供应商选择过程,并得到最终结果。

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